Como gerir a sua Equipa de Fitness em trabalho remoto?

Como gerir a sua Equipa de Fitness em trabalho remoto?

No momento actual, as organizações que nunca tinham pensado na possibilidade da realização de trabalho remoto, deparam-se agora com a necessidade de introduzir esta modalidade de trabalho no seu negócio. Com a obrigatoriedade decretada pelo Governo para o fecho dos ginásios, muitos conseguiram manter a sua actividade activa online, onde disponibilizam vídeos, aulas virtuais, planos de treino na procura da fidelização dos sócios retidos em casa.

Mas com os seus instrutores, operacionais e coordenadores de equipa em casa, como os vai conseguir gerir e acompanhar? Os funcionários precisam de se adaptar a um formato diferente de trabalho e cada colaborador terá a sua própria capacidade para enfrentar este processo transição. Há que seguir mais de perto aqueles que prevemos que vão encontrar mais dificuldades com o trabalho remoto.

Deixamos-lhe algumas directrizes práticas e operacionais para lidar com os seus recursos humanos.

1-   Crie uma estratégia de trabalho remoto

Estabeleça uma definição clara de papéis e de responsabilidades. Uma boa liderança dita o bom rumo do trabalho remoto.

Enquanto líder: seja rápido ao tomar decisões, seja autêntico, justo, empático, forte e humilde. Faça o que se compromete a fazer, planeie e considere como as suas ações irão afectar todos. Reconheça os limites das suas capacidades. Invista numa comunicação eficiente que garanta um bom fluxo de troca de informações, evitando ao máximo os esforços duplicados e as falhas operacionais.

Estabeleça regras de comunicação com um código de conduta conjunto, de maneira a incluir as equipas e os seus objectivos logo na sua criação. Quando usamos chats ou escrevemos e-mails? Em que momento atendemos o telefone? Essas respostas devem ser respondidas em conjunto e refletir a melhor forma como a equipa funciona. Controle a meta e resultados alcançados de todos, alinhando a estratégia da empresa com o que cada funcionário está a fazer. Crie rotinas de definição de objectivos e também de avaliação dos resultados alcançados.

2-   Boas práticas na comunicação

Avise os membros da equipa quando estiver concentrado num projecto e não puder responder mensagens de forma imediata. O excesso de comunicação é sempre melhor do que fazer suposições e ajuda a evitar desentendimentos.

Sempre suponha uma intenção positiva nas comunicações dos outros. O tom e a intenção perdem-se muitas vezes no chat, então presumir que os colegas têm uma intenção positiva ajuda a prevenir possíveis desavenças e futuros ressentimentos que podem aumentar ao longo do tempo se não forem abordados. Se tem um feedback construtivo para dar, faça isso por ligação em vídeo, assim as suas intenções vão transparecer.

Defina tipos e cadência de comunicação como por exemplo:

  1. - Uma reunião semanal de uma hora num determinado dia na qual se planeia a próxima semana;
  2. - Uma reunião diária de 5 a 10 minutos onde cada um actualiza o que está a fazer nesse dia e traz algum eventual problema que está a impedir o seu trabalho.
  3. - Reuniões de 1-1: pode concentrá-las todas num determinado dia da semana.

3-   Instalações de trabalho dos funcionários
Certifique-se que o colaborador tem a infraestrutura e as condições técnicas adequadas para a execução das actividades diárias e a entrega dos serviços: telefone: computador com acesso à internet; soluções online para reuniões, espaço físico e equipamentos para dar as aulas/treinos, etc.

Assegure que seu colaborador possui e faz uso dos softwares apropriados para identificar e barrar a execução de malware que possam danificar informações importantes.

4-   Avalie quais as tarefas impossíveis de executar
É preciso fazer uma avaliação de todas as tarefas que eram executadas fisicamente, verificar se as mesmas se poderão fazer remotamente e estudar se há alguma que terá de ser abandonada. Em caso afirmativo há que analisar o impacto nos processos, nos recursos materiais e humanos da empresa, nas suas relações externas e financeiro.

5-   Faça reuniões periódicas
A prática de realizar reuniões constantes é eficaz para o acompanhamento do trabalho dos colaboradores, além de uma oportunidade para melhorar o relacionamento com a equipa. Faça saber a todos os interessados o que vai ser discutido, quanto tempo vai durar a reunião e o que devem preparar.

Delegue um líder para a reunião e alguém que tome notas para garantir que as decisões importantes são registadas. Tenha à mão as actualizações do seu trabalho e quaisquer outras dúvidas ou assuntos que queira perguntar. Mantenha todos informados sobre as decisões tomadas e assegure-se que todos as receberam: guarde as decisões tomadas no chat, grave as videoconferências e tome notas para partilhar em espaços públicos.

É importante também conseguir definir um tempo para reunir todos os colaboradores. Esse tempo é relevante para orientar e conectar as equipas, para celebrar o facto de que se fazem coisas importantes juntos, para promover a interação com outras equipas em momentos descontraídos. Para ajudar a criar estes laços, separe partes da reunião para conversar sobre coisas não relacionadas ao trabalho, brincadeiras, ficar a saber um pouco do dia a dia dos seus colaboradores, ou crie um sistema de socialização intencional onde por exemplo se cria um grupo aleatório de membros das equipas para se reunirem 15 minutos todas as semanas em videoconferência para apenas conversar.

6-    Seja detalhista
A impossibilidade de se ver pessoalmente com regularidade significa que haverá mais lacunas na partilha de informação do que antes.

7-   Defina expectativas para supervisionar resultados
As maiores dúvidas e preocupações de gestores estão relacionadas com o controlo de horas e como a avaliação do trabalho será feita. Os horários não são calculados em dias de trabalho remoto, mas realizado através de métricas e resultados. Defina os indicadores que possam fornecer uma boa noção do desempenho exemplificando quais os comportamentos e ações esperados. É igualmente importante reconhecer depois esses comportamentos quando um funcionário os executa em prol do seu sucesso e de todos.

8-   Tire proveito das ferramentas online
Existem diversas ferramentas e softwares para fazer qualquer coisa online. No entanto ao escolher uma ferramenta, escolha também primeiro apenas alguns participantes para testá-la, observar eventuais problemas e, só depois de corrigi-los, oferecer a opção para todos os colaboradores.

Estas são algumas ferramentas que o podem ajudar no trabalho online:

  • Trello: Para gerir projetos e tarefas que envolvam mais de uma pessoa. Serve para acompanhar em tempo real o que precisa ser feito, o que está a ser feito e o que já foi feito.
  • Dropbox ou Google Drive: Engloba ferramentas de armazenamento e sincronização de arquivos baseados em nuvem.
  • Slack: Ferramenta de colaboração em equipa que lhe permite uma comunicação centralizada. Dispõe de salas de chat organizadas por tema e integra-se com serviços de terceiros como o Trello, por exemplo.
  • Skype: Aplicação para troca de mensagens, chat de voz e vídeo mesmo com grande grupo de pessoas.
  • Zoom: para reuniões com centenas de participantes com a funcionalidade de visão em galeria.
  • Buffer: Aplicação que permite programar e postar actualizações para várias redes sociais ao mesmo tempo.
  • PayPal: Solicitando os seus pagamentos via PayPal, o seu cliente pode pagar até 12x sem juros no cartão e você recebe o dinheiro de uma só vez. O único contra são as taxas cobradas.
  • Evernote: permite, de forma colaborativa, criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões, etc.
  • We Transfer: para enviar ficheiros muito pesados.

E não se esqueça, as boas equipas fazem-se com uma boa ligação (e não necessariamente com os melhores colaboradores) desde que guiadas por um líder autêntico e atencioso que serve como referência.

Em tempos de coronavírus, o trabalho remoto é uma questão de saúde pública e sustentabilidade organizacional.

Filipa Silva é Project Leader na All United Sports, Licenciada em Psicologia Social e das Organizações, com um MBA Executivo em Gestão de Recursos Humanos.

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